BNR (radio) vroeg me naar tips voor effectief vergaderen. Elon Musk de CEO van Tesla had medewerkers aangeraden om vergaderingen die je niet snapt of waar je niet nodig bent, gewoon te boycotten: ‘Loop weg’.
Ik vind het wel dapper als mensen dat durven. Overbodig vergaderen heeft geen zin, demotiveert en kost veel energie. Mijn tip in de uitzending ging over het vaststellen van de agenda: begin de bijeenkomst met gaan staan in een kring en stel de vraag ‘spelen er dingen die belangrijk zijn om te delen? Staan er overbodige punten op de agenda en/of moet er iets toegevoegd?’ Iemand die iets zegt stapt naar voren, degenen die dat ook vinden, stappen ook naar voren. Effect: iedereen haakt aan en je hebt een agenda die werkt.
De uitzending was kort. Mijn andere tips zouden zijn:
(1) Houd voor ogen dat het erom gaat dat we doen wat nodig is. Dat is je richtsnoer. Betekent ook dat (alleen) de juiste mensen aanwezig zijn.
(2) Rond een agenda punt altijd goed af: waar staan we? Wat is de volgende stap? Check of iedereen hetzelfde daarbij voor ogen heeft.
(3) Duidelijke afspraken en besluiten leiden tot eigenaarschap. Neem dus véel en heldere besluiten. Na een (al dan niet korte) ideeën-ronde, stel je de vraag ‘wat is het voorstel?’ En: Is er nog een ander voorstel? Breng het voorstel/ voorstellen in stemming. Wie is ‘in’ (hand opsteken) en -als er een meerderheid is- wat hebben de anderen nodig om mee te gaan?
(4) Het helpt als de rol van technisch voorzitter (vrijwilliger) goed wordt vervuld. Er is vast een teamgenoot die deze onpartijdige rol, goed op zich kan nemen. Misschien kunnen meerderen zich er in bekwamen.
(5) Stimuleer dat iedereen durft bij te dragen. Alle perspectieven meenemen leidt tot betere oplossingen. Stel regelmatig de vraag: speel eens advocaat van de duivel, wat zou je dan zeggen?
Daag elkaar uit! Beluister het fragment hier. Veel plezier